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dimanche 28 mai 2017

Dossier « surfez sur la dynamique du voyage d’affaires » : dématérialisation des factures

Pour comprendre les problématiques en jeu et les orientations des prochaines années, il est important de s’attarder sur chacun de ces aspects. Le 1er sujet abordé dans cette série s’attarde sur la dématérialisation des factures, un enjeu fort d’économies pour les entreprises.

Celui ou celle qui pense que la facture papier a encore de l’avenir se trompe, tout au moins pour les relations entre entreprises ou entre entreprises et gouvernements. Même l’état français s’est organisé pour passer à la dématérialisation depuis le 1er janvier 2012, rattrapant ainsi son retard sur ses homologues européens. C’est dire...

Kezako

Pour beaucoup, une facture PDF est une facture dématérialisée. Souvenez-vous par exemple de l’offre de la chaîne B&B qui parlait de factures dématérialisées alors qu’il s’agit de simples factures en PDF. Soyons clair, une facture dématérialisée n’est pas une facture PDF. Une facture dématérialisée répond à des problématiques fiscales et comptables et ceci inclut notamment l’apposition d’une signature électronique ou certificat virtuel, à l’instar du cachet de cire sur une enveloppe, et le stockage dans des conditions strictes pendant la durée légale, en moyenne 10 ans en Europe. On distingue l’échange de données structurées (EDI) de l’échange de données non structurées (image pdf ou jpeg pour l’essentiel). L’article 289 V du CGI autorise la dématérialisation des factures dans des formats non structurés (pdf), moins coûteux.

« les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article »

Pour qu’une entreprise dématérialise les factures vers son client, il faut qu’une convention ait été signée entre les parties antérieurement à la mise en place de la démat. Facile à mettre en place pour un grand compte. Beaucoup moins simple pour un client qui ne vient qu’une fois dans sa vie.

Les sociétés spécialisées en dématérialisation pour les entreprises ont cependant exclu l’hôtellerie de leur champ d’action, l’hôtellerie répondant à ses propres modes de fonctionnement et de facturation. Quelques initiatives d’acteurs spécialisés en hôtellerie et tourisme existent dans le monde mais restent à ce jour très localisées. Ceci devrait changer rapidement.

A quoi sert d’avoir des données structurées ?

Pour des problématiques fiscales, il y a un véritable intérêt à connaître précisément la famille de prestations de chaque ligne de facturation en hôtellerie. En effet, les règles de déductibilité de la TVA diffèrent suivant le type de prestation. Par exemple en France, la TVA se récupère sur le F&B, le parking, la location de salle, la location de matériel… mais pas sur la chambre (hormis les tiers de l’entreprise pour la chambre).

Pire, certaines prestations si elles sont facturées seules à une société étrangère peuvent se facturer directement en hors taxe, alors que la règle est de toujours facturer l’hôtellerie en TTC. C’est le cas de la location de salle facturée à une société étrangère : dans un package on ne peut pas la facturer en HT alors que seule sur une facture elle est facturée en HT. Un vrai casse-tête !

Sur une formule séminaire, l’intérêt est donc purement fiscal. Il est pourtant plus que réel puisque la TVA récupérée oscille entre 3 et 20 % du montant total du package en Europe.

On peut citer l’initiative française Taxeo qui pour ses besoins de récupération de TVA dématérialise les factures des hôtels et récupère des données structurées. Malgré les millions (d’€) déjà levés, c’est encore très balbutiant.

Mais cette problématique fiscale n’est pas la seule. En effet, pour améliorer la performance des salariés et leur éviter des tâches purement administratives, les entreprises veulent récupérer de manière automatique machines entre machines chaque poste de dépense : la chambre coûte X, le repas coûte Y, le wifi coûte Z… Ajoutez à ceci la dimension avion et/ou train, la dimension transport local (taxi, métro…), la dimension location de voiture (avec péages, essence, parking…) sans en oublier le règlement et vous commencerez à comprendre ce que doit gérer le responsable des achats ou travel manager d’une entreprise. Cette rationalisation de l’acquisition des données permettra également de serrer les boulons le jour venu.

Sur ce dernier point, on peut citer les initiatives comme celle entre Concur, leader des services de gestion de notes de frais et les chaînes Marriott et IHG pour permettre aux données de facturation de remonter automatiquement depuis le PMS dans le système de gestion de note de frais, principalement aux États Unis pour l’instant. D’autres systèmes de gestion de notes de frais sont dans le même processus, ce que les chaînes ont grandement facilité en normalisant les spécifications dans le cadre du groupe de travail « Folio Detail Exchange » d’HTNG . Les fournisseurs de carte de paiement, American Express en tête, tentent depuis des décennies d’accéder à ce niveau de détail sans toutefois y parvenir encore. Cette initiative permet donc l’échange de données structurées sans aller jusqu’à la vraie facture dématérialisée.

En hôtellerie

Côté chaînes hôtelières, le constat est accablant dans son ensemble. Pas une seule chaîne hôtelière n’a mis en place de solution complète de dématérialisation de ses factures. Çà et là existent des initiatives ponctuelles pour quelques grands comptes, mais rien d’industrialisable ni surtout d’industrialisé. Pourtant les chaînes hôtelières sont plus que présentes sur ce marché du voyage d’affaires. Eh oh les chaînes, peut-être faudrait-il montrer un peu d’intérêt pour la question !

Les intermédiaires spécialisés du voyage d’affaires et la dématérialisation

Pendant ce temps, des intermédiaires du voyage d’affaires commencent à envoyer à leurs clients des factures dématérialisées. Quand l’intermédiaire achète pour revendre à l’instar de ce que fait un Tour Operator, il est plutôt simple pour lui de générer une ou plusieurs factures dématérialisées. BTravel, dernier des HBA (Hotel Booking Agent) français, assure le proposer...

Quand l’intermédiaire qui enregistre la réservation n’a pas ce rôle et joue soit la transparence totale en donnant à ses clients entreprises la traçabilité totale de chaque transaction, aussi petite soit-elle, ou bien se place en pur outil de réservation, la consolidation des factures est plus compliquée, tout particulièrement quand les hôtels « omettent » d’envoyer la facture après avoir débité une carte virtuelle. C’est pourtant quelque chose de simple à corriger à l’échelle d’un hôtel… Ces acteurs qui jouent la transparence totale émettent des relevés de factures, règlent éventuellement les factures aux hôtels pour le compte de leur client, mais n’interfèrent pas dans le processus de facturation entre l’hôtel et l’entreprise. Dans un contexte mondial de recherche de transparence, on peut imaginer que ce modèle éthique devrait durer.

En France où la TVA sur l’hébergement n’est récupérable que sur les dépenses pour des invités de l’entreprise, on peut dire qu’environ 90 % de la TVA d’une facture d’hôtel bed & breakfast n’est pas récupérable. Vu les montants de TVA réellement récupérables en théorie, mais difficilement récupérables dans les faits car noyés dans un total avec généralement une seule ligne de facturation « chambre & pdj », certaines entreprises ont fait le choix de sélectionner une solution clés-en-main avec une seule facture mensuelle par entité de facturation (entreprise mère, filiales…). Ailleurs en Europe où la TVA sur l’hébergement est récupérable, la donne est radicalement différente : Royaume Uni, Allemagne, Espagne, Italie pour citer les plus proches pays où c’est récupérable.

Au final

Prendre le dossier du voyage d’affaires par sa dernière étape, la facturation, peut paraître bizarre. C’est pourtant une façon de ne pas enfoncer les portes ouvertes que l’on a toujours enfoncé depuis des lustres. @ demain pour la poursuite du dossier

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